Encontrar empleo, hoy en día, puede convertirse en un gran reto, en medio de un entorno competitivo, donde hay más requerimientos. Si estás en la búsqueda de un puesto, es importante que conozcas las principales funciones de oficina que domina un buen empleado.
Además de tu profesión u oficio, hay otras habilidades que se toman en cuenta al momento de contratar, como: manejo de equipos de oficina, capacidad de planificación, la gestión de documentos y archivos, elaboración de informes, conocimientos financieros, entre otros.
Puede que seas especialista en alguna rama, pero siempre es bueno tener conocimientos generales sobre otras áreas que se manejan en una oficina. Toma nota de estos consejos, te servirán de mucha utilidad para destacar entre otros postulantes.
Habilidades y principales funciones de oficina
En general, los empleadores consideran a un buen trabajador por el manejo que puede hacer en diferentes aspectos, como su capacidad para solventar problemas cotidianos, hacer propuestas de mejora, entre otras.
Toma nota de las principales funciones de oficina que debes dominar si quieres ser un buen empleado:
Organización y gestión del tiempo
Sabemos que en una oficina no siempre todo es calma, hay momentos de turbulencia, donde se necesita esa habilidad para distinguir entre las prioridades. Si sabes gestionar bien el tiempo, tendrás éxito en tus actividades diarias.
Lo importante es que cumplas con los plazos que te han solicitado, de forma efectiva.
Atención al cliente y comunicación efectiva
Los diferentes departamentos de una empresa se comunican entre sí, también externamente con clientes o proveedores. En ese sentido, una de las principales funciones de oficina que debes dominar es la atención.
Debes conocer y saber manejar los diferentes canales para hacer llegar los mensajes, ya sea correo electrónico, mensajería, llamadas telefónicas. Cada información debe transmitirse de forma clara.
Gestión de documentos y archivos
Esta es otra de las principales funciones de oficina. Todo puesto de trabajo debe manejar documentos y archivos, así que es necesario que conozcas cómo resguardarlos, ya sea a nivel digital o tradicional.
Intenta usar una metodología organizada que te permita ir a la información rápidamente y sin contratiempos.
Dominio de software y tecnología de oficina
La tecnología de oficina es común en muchos lugares, aprende cuáles son las herramientas más comunes como es el caso de: hojas de cálculo, procesamiento de texto, programas administrativos.
Además, es conveniente que domines el uso de los equipos como: fotocopiadoras, escáner, impresoras y otros dispositivos.
Logística
Cada empresa lleva consigo labores de logística, necesarias para distribuir o desplazarse a los diferentes centros, clientes o proveedores. Es conveniente que conozcas cómo funciona esta cadena, a quién debes dirigirte y de qué manera puedes trabajar en equipo.
Elaboración de informes
Muy probablemente, tu jefe solicitará informes referentes al área en la que te desempeñas. Esto le dará una idea del rendimiento que tiene tu departamento y cómo afecta a la empresa. Intenta aprender las normas para preparar un buen informe, mejora tus habilidades de redacción.
Gestión del área financiera
Aunque no estés en el departamento de finanzas de la empresa, te dará mucha ventaja conocer la forma cómo funciona el círculo generador de ingresos, como la producción, compra de insumos, revisión y venta.
Planificación de estrategias
Otra de las principales funciones de oficina es la de planificar estrategias. Mejora tu capacidad de análisis para que tus propuestas ayuden a la empresa a alcanzar las metas. Es una habilidad necesaria en cualquier empresa.
