Flujo de trabajo

Las mejores herramientas para la productividad individual: pruébalas en 2025

Las tareas diarias nos quitan horas de nuestra vida y convierten nuestras rutinas en una eterna repetición. Planificar, reunirse con gente, rellenar papeles, aprender nuevas tareas… todas estas minúsculas tareas podrían llevarnos unos minutos, pero normalmente se extienden durante varias horas.

En 2025, los instrumentos digitales le ayudarán a escapar de este círculo vicioso. Utilizando los programas y aplicaciones adecuados, convierte tu flujo de trabajo en una experiencia alegre que te ocupe el mínimo tiempo y recursos. Prueba los siguientes programas para optimizar tu rutina de vida.

Gestores de tareas

Los empleados en línea y los oficinistas ya conocen los gestores de tareas. Estos programas se utilizan para crear tareas, seguir su progreso y marcar los retos completados. Si los gestores de tareas en el trabajo le resultan incómodos, piense en el sistema de planificación personal.

Los gestores de tareas online le ayudan a separar los planes personales de los corporativos, controlar los procesos rutinarios y establecer objetivos a largo plazo. Cree un programa diario, fije tareas con semanas o meses de antelación y controle el proceso. 

Con el tiempo, los registros de tu software pueden servirte para encontrar tus horas productivas y los puntos débiles del día. De este modo, cada vez planificarás mejor tu jornada. 

Herramientas de grabación de pantalla

Un grabador de pantalla se utiliza habitualmente para transmisiones en directo, materiales educativos, registros de reuniones de trabajo, etc. Sin embargo, hay formas menos obvias de incorporar estos programas:

  • utilizar grabadores de pantalla para guardar rápidamente información esencial de sitios web, seminarios web, vídeos y documentos;
  • utilizando editores de vídeo, complementa tus grabaciones de pantalla con subtítulos, ilustraciones y medios para guardar toda la información relacionada en un solo lugar;
  • grabe sus presentaciones, instrucciones y explicaciones para utilizarlas posteriormente en el trabajo;
  • utiliza las funciones de grabar pantalla para grabar reuniones en línea para revisarlas y encontrar más detalles importantes. 

Puedes aprender fácilmente cómo grabar pantalla con un software especial. Instala una herramienta, establece el área de la pantalla para grabar y utiliza los botones «Iniciar» y «Detener» para controlar el vídeo. También puedes configurar teclas de acceso rápido y convertir tu grabador de pantalla en una herramienta diaria que siempre esté a mano. 

Aplicaciones que controlan el tiempo

Supongamos que te encargan una tarea en el trabajo. Abres el portátil, abres el navegador, compruebas el parte meteorológico, echas un breve vistazo a la pestaña de noticias… ha pasado una hora y no has hecho nada. Las herramientas de control de tiempo muestran cuánto tiempo dedicas realmente a tus tareas personales y laborales. 

Las aplicaciones ofrecen configurar un temporizador y ver cuánto tiempo necesitas para ciertas tareas y utilizar este tiempo en el futuro. Si puedes escribir un texto en 30 minutos, ¿por qué ibas a emplear más? Si eres capaz de limpiar la cocina en una hora, difícilmente querrás emplear dos por culpa de las distracciones. Los programas de control del tiempo le enseñan a valorar el tiempo y a gestionarlo eficazmente. 

Herramientas de enfoque mental

Muchos empleados prefieren ganar dinero desde casa, pero unos pocos comprenden las consecuencias de mezclar su vida personal y laboral. Al abrir una página web, te arriesgas a pasar horas en las redes sociales y viendo YouTube en lugar de completar tus tareas. Las herramientas Focus te ayudan a separar estos dos mundos.

Selecciona una serie de programas que necesites para tu rutina laboral. Pueden ser documentos, tu sistema CRM, chat de trabajo, hojas de cálculo, software para reuniones online, etc. Al permitir el acceso a ellos, la herramienta de enfoque para trabajo remoto bloqueará todas las demás aplicaciones y pestañas del navegador hasta que apagues el programa. El programa también desactivará todas las notificaciones excepto los chats de trabajo.

Dependiendo de la herramienta, puedes establecer temporizadores, recibir notificaciones de motivación, elegir las horas del día para los modos de enfoque, etc. El objetivo es el mismo: ayudarte a concentrarte y completar las tareas sin distracciones.

Ecosistemas de trabajo a distancia

Herramientas de trabajo hay muchas: editores de documentos, hojas de cálculo, software para presentaciones, herramientas para llamadas online, gestores de tareas, chats de trabajo, etc. Imagina que puedes combinar todo esto, además de las tareas personales, en un solo lugar. Los ecosistemas más populares para el trabajo son Google y Microsoft 365. Zoho es otra herramienta, enfocada a objetivos profesionales.

Todas estas herramientas te permiten crear una cuenta para acceder a todos los programas y funciones. Crea y comparte documentos, y archivos seguros para acceder a ellos en varios dispositivos, y trabaja con tus compañeros en un formato en tiempo real. Además de trabajo desde casa, incorporalas a la vida diaria para almacenar y compartir archivos.

Chat con IA para tareas laborales

Aunque la inteligencia artificial no puede sustituir a las personas, te ayuda a gestionar las tareas diarias de forma eficiente:

  • pedir al chat que redacte un correo electrónico profesional para sus colegas o clientes;
  • utilizar herramientas de resumen de IA para extraer las conclusiones clave de un informe/libro largo;
  • pedir a los motores de búsqueda de IA que encuentren la información más reciente/relacionada sobre el tema;
  • deja que los chats escriban tus textos en las redes sociales;
  • reescribir contenidos existentes cambiando su estilo y tono de voz;
  • pedir a la IA que organice tu agenda diaria con un número determinado de tareas.

Incluso los chats gratuitos con inteligencia artificial potencian los procesos rutinarios. Emplean segundos en encontrar la información, elaborar el contenido y estructurar los datos. No obstante, recuerda volver a comprobar la corrección de la IA y no la utilices como sustituto de los humanos: actualmente, la inteligencia artificial sigue cometiendo errores.

Tareas laborales

Conclusión

La productividad no es una palabra vacía. Al potenciar tu rutina diaria, completar más tareas y tendrás más tiempo para relajarte, disfrutar de tus aficiones y relacionarte con tus seres queridos. Empieza por adoptar estas herramientas digitales de productividad y verás cómo influyen en tu estado de ánimo y en tu rutina.

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