España lidera los procesos de innovación digital en las empresas, con un promedio del 89,9% en comparación con los países de la Unión Europea. ¿Qué quiere decir esto? Que las empresas españolas avanzan cada vez más hacia la transformación digital. Y esto se nota en las iniciativas de facturación electrónica.
La tecnología ha facilitado la gestión de la facturación, y esto ha sido acogido en la normatividad española a través de reglamentos que regulan su digitalización. ¿Qué es la factura electrónica? ¿Cómo funciona? ¿Cuáles son sus beneficios? En este artículo respondemos a tus preguntas.
¿Qué es la factura electrónica y cómo funciona?
De acuerdo con el gobierno español, la factura electrónica tiene la misma validez que una factura física o tradicional.
En términos sencillos, la factura electrónica es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios en formato digital. Esta modalidad de documento contable toma la forma de XML, PDF o Facturae, y se encuentra regulada por la ley de factura electrónica.
Las facturas electrónicas están reglamentadas por el Real Decreto 1619/2013, de 30 de noviembre, que valida las obligaciones de factura electrónica. Mediante este reglamento, se establecen las normativas que deben cumplir las empresas en cuanto a la factura electrónica. Por ejemplo, el reglamento regula los siguientes aspectos:
- La obligación de las empresas y profesionales de expedir factura
- Los tipos de facturas existentes, siendo estas la factura completa, la ordinaria y la simplificada
- La expedición de facturas por terceros
- Los requisitos para expedir facturas
- Los plazos de expedición
- La conservación de facturas
La emisión, validación, almacenamiento y envío de facturas electrónicas sigue un proceso específico. Para comenzar, es posible realizar la facturación electrónica mediante plataformas privadas o soluciones públicas, o la combinación de ambas, siempre y cuando cumplan con lo mandado por la ley.
¿Cuáles son las diferencias entre una factura electrónica y una factura tradicional? Estas pueden entenderse a través de los siguientes aspectos:
- Medio de emisión
- Seguridad
- Costo
- Cumplimiento legal
En lo que tiene que ver con el medio de emisión, es claro que la factura tradicional se imprime en papel y se registra en diferentes archivos físicos. Por su parte, la factura digital se convierte en un archivo legible por los sistemas computacionales, y adopta formatos como los ya mencionados: XML, PDF o Facturae. También son comunes otros formatos, como el UBL.
La factura tradicional es poco segura, puesto que el riesgo de su extravío es grande. En contraste, la factura electrónica se puede almacenar seguramente en bases de datos cifradas con diferentes mecanismos.
El costo de la facturación tradicional es alto en comparación con la factura electrónica. Esto se debe a que se debe imprimir y enviar a los diferentes remitentes. Entretanto, la factura electrónica, o digital, tiene un costo inferior debido a la automatización de los sistemas contables que la contienen.
En vista de las características de la facturación tradicional, pueden necesitarse varias auditorías manuales para verificar que cumple con toda la normatividad española y europea. Por el contrario, la facturación electrónica cumple con las normativas automáticamente.
Beneficios clave de la facturación electrónica
La facturación electrónica ayuda a impulsar tu negocio. Te ayuda a ahorrar costos, ser más eficiente y cumplir con todas las normas. ¿Quieres saber más? Te explicamos todo a continuación.
Ahorro de costos y recursos
La facturación electrónica te ayuda a reducir numerosos costos que se derivan de las facturas tradicionales. Para darte un ejemplo, la facturación de este tipo puede reflejar reducción de costos en papel, tinta, almacenamiento y distribución.
Además, la inversión en emisión y gestión de facturas puede llevar menos tiempo gracias a las herramientas digitales de contabilidad.
Cumplimiento de regulaciones fiscales
La factura electrónica se encuentra diseñada para ser válida ante la legislación vigente. Todos los sistemas que automatizan la producción y emisión de facturas se encuentran ensamblados para cumplir con los reglamentos y disposiciones de las autoridades fiscales españolas.
La automatización de facturas mediante herramientas digitales permite que las auditorías sean más fáciles. Adicionalmente, puedes tener reportes fiscales más pronto que con la factura tradicional.
Eficiencia y automatización
Tal y como lo hemos explicado, las facturas electrónicas se integran completamente con software de contabilidad. Esto quiere decir que tendrás menos errores manuales en el proceso de facturación. Si estos programas cuentan con tecnologías de inteligencia artificial (IA), verás como los índices de eficiencia se elevan automáticamente.
Mayor seguridad y reducción de fraudes
Las facturas digitales se encuentran sometidas a protocolos de ciberseguridad que evitan alteraciones o accesos no autorizados. Por este motivo, tienen firmas electrónicas y distintos procesos de autenticación que evitan tanto la falsificación como la duplicación de documentos.
Mayor personalización
Gracias a los programas de contabilidad y finanzas, puedes personalizar tu factura electrónica. Mediante algunas de estas herramientas digitales, es posible añadir el logo, la imagen de marca y aquellos elementos que captan la atención de tus clientes.
Sostenibilidad ambiental
De acuerdo con datos de Sage, para fabricar una tonelada de papel se necesitan 17 árboles. Al usar la factura digital evitas directamente la tala de árboles y contribuyes a la reforestación.
¿Cómo implementar la facturación electrónica en tu negocio?
Te brindamos una guía paso a paso para adoptar la facturación electrónica en tu empresa. Así estarás al día en los procesos de transformación digital de tu compañía.
Paso 1: investiga la normativa
Verifica la obligatoriedad de la factura electrónica en el país, así como los requisitos que debes cumplir. Por ejemplo, ya conocemos que, bajo la ley española, la facturación electrónica es el equivalente funcional a la factura de papel.
Al mismo tiempo, la facturación electrónica debe cumplir con los siguientes requisitos:
- Legibilidad: es obligatorio tener un formato estructurado que facilite la lectura y análisis de la factura electrónica por parte de los consumidores y las autoridades fiscales.
- Autenticidad e integridad: esto se puede comprobar mediante la firma digital o el intercambio electrónico de datos EDI.
- Código QR: las facturas electrónicas deben tener un código identificativo, que puede ser un QR.
- Homologación: las facturas electrónicas deben estar emitidas por el Sistema Público de la Agencia Tributaria o validadas a través de una plataforma regulada por las autoridades fiscales.
Paso 2: elige una plataforma confiable
Elige siempre un software de facturación electrónica que esté debidamente certificado. ¿Cómo escogerlo correctamente? Te mencionados los puntos para tener en cuenta:
- Evalúa tus necesidades: ¿cuáles son las necesidades de facturación de tu empresa? Basándote en estas, puedes elegir un software que se acople a lo que requiere tu compañía.
- Examina sus funcionalidades: ¿qué puede hacer el software de facturación por tu empresa? Verifica de qué manera puede ayudarte a la reducción de costos, la eficiencia y la funcionalidad.
- Verifica el soporte técnico y la seguridad: asegúrate de que tu software cuente con soporte técnico 24/7. A la vez, examina los protocolos de seguridad con los que cuenta el programa de facturación.
Existen diferentes alternativas de software de facturación en el mercado. Puedes elegir Holded para procesos de facturación u otras opciones, como QuickBooks, SAP Business One o Zoho Invoice.
Paso 3: capacita a tu equipo
La gestión del cambio en las empresas no siempre es un proceso fácil. Los empleados suelen estar renuentes a cambios significativos que envuelven el uso de la tecnología en procesos delicados como la facturación. Por esto, asegúrate de que el personal entienda el nuevo sistema de facturación y capacítalo para eliminar cualquier fricción a la hora de usarlo.
Paso 4: integra la facturación electrónica a tus sistemas de contabilidad
Facilita la gestión financiera y la emisión de facturas integrando tu programa con otros sistemas de gestión empresarial. Por ejemplo, los programas de emisión de facturas electrónicas pueden articularse con otros sistemas de finanzas que, al mismo tiempo, incluyen integraciones con sistemas en la nube de Google o Microsoft.
Paso 5: Prueba y ajusta
Del ensayo y el error puedes obtener aprendizajes valiosos para tu empresa. Realiza pruebas antes de hacer la transición total hacia la facturación electrónica. Esto lo puedes hacer en el proceso de elegir un software de facturación para ti, especialmente cuando evalúas sus funcionalidades y las contrastas con lo que necesita tu empresa.
¿Es momento de digitalizar tu facturación?
La transformación digital es un proceso inevitable para las empresas contemporáneas, y esto implica trabajar en procesos particulares, como la facturación electrónica. La facturación electrónica o digitalizada tiene el potencial de aumentar la eficiencia de tu negocio, a la vez que cumples con la normativa legal española.
Para notar los beneficios de la factura electrónica, es suficiente con contrastar con la factura tradicional. En comparación con la versión digital, la factura tradicional es poco segura debido a su riesgo de extravío. Además, es susceptible a errores y puede requerir varias auditorías manuales para asegurar el cumplimiento de la normativa fiscal.
La facturación electrónica tiene los siguientes beneficios:
- Ahorro de costos y recursos
- Cumplimiento de normativas y leyes fiscales
- Eficiencia y automatización
- Mayor seguridad y reducción de fraudes
- Mayor personalización
- Mayor sostenibilidad
Para disfrutar de los beneficios de la factura electrónica, solo basta con hacer una buena elección de herramienta digital. Solo asegúrate de que es posible integrarlo con sistemas empresariales que estén vigentes en tu compañía y que tu personal lo sepa usar.
Sobre la autora: Vivian A. Martínez-Díaz. Periodista y antropóloga.
